Politique de confidentialité

Cette politique concerne le site Web de Clinique Via et les demandes qui nous sont adressées par formulaire ou par courriel. Elle présente aussi les principes de confidentialité applicables aux soins. Elle ne remplace pas le consentement aux services ni les explications de votre professionnel sur la gestion de votre dossier clinique.

Qui est responsable de vos renseignements ?

Dre Samantha Goldwater-Adler, psychologue, est la responsable de la protection des renseignements personnels de Clinique Via.

Pour une question, une demande ou une plainte, écrivez à info@cliniquevia.ca, à l’attention de Dre Goldwater-Adler. Vous pouvez aussi lui écrire à Clinique Via, 3471, avenue Girouard, Montréal (Québec) H4A 3C5.

Cette adresse courriel est une adresse partagée de la clinique. N’y envoyez pas de pièce d’identité ni de dossier médical ; au besoin, nous conviendrons avec vous d’un moyen approprié pour transmettre un document sensible.

Que recueillons-nous lorsque vous nous écrivez ?

Le formulaire demande votre prénom, votre nom, votre adresse courriel, un motif général de consultation, le type de demande, votre message et votre accord pour vous répondre par courriel. Si vous nous écrivez directement, nous recevons votre adresse et les renseignements que vous choisissez d’inclure.

Nous utilisons ces renseignements pour comprendre votre demande, vous répondre et vous orienter vers un professionnel de la clinique. Le formulaire en conserve une copie privée sur le serveur et transmet une notification contenant votre demande à la messagerie de la clinique.

Un bref message suffit. Évitez les antécédents médicaux détaillés, les numéros d’assurance maladie, les renseignements sur d’autres personnes et les documents sensibles. Le formulaire n’est pas un dossier clinique ni un service d’urgence.

Vous pouvez choisir de ne pas utiliser le formulaire ou de ne pas communiquer certains renseignements. Sans moyen de vous joindre ou sans information suffisante, nous pourrions ne pas être en mesure de donner suite à votre demande. Écrivez-nous pour discuter d’un autre mode de communication.

Qui peut y avoir accès ?

Les personnes autorisées à traiter les demandes, les professionnels concernés et les personnes responsables du soutien technique peuvent avoir accès aux renseignements nécessaires à leur rôle. Le partage d’un lieu de pratique ne donne pas automatiquement accès aux dossiers cliniques des autres professionnels.

Nous utilisons les fournisseurs suivants pour le site et ses communications :

• Render héberge le site, les demandes enregistrées et les données techniques sur un serveur en Virginie, aux États-Unis.
• Google Workspace assure la transmission et la conservation des courriels de la clinique, y compris les notifications du formulaire.
• Google Analytics mesure la fréquentation du site uniquement si vous acceptez les témoins analytiques, comme expliqué ci-dessous.

Ces services peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec, où d’autres lois peuvent s’appliquer. Vous pouvez demander à la responsable des précisions sur les fournisseurs et les mesures de protection applicables. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et n’utilisons pas vos messages pour vous cibler avec de la publicité.

Que se passe-t-il lorsque vous parcourez le site ?

Vous n’avez pas besoin de créer un compte pour consulter les pages publiques. Le serveur et l’hébergeur peuvent traiter des données techniques, notamment votre adresse IP, les adresses des pages demandées, la date et l’heure et des informations sur votre navigateur, pour faire fonctionner et sécuriser le site.

Certains témoins et éléments de stockage dans votre navigateur assurent le fonctionnement du site et mémorisent vos choix. Les témoins facultatifs mesurent les visites uniquement avec votre consentement. Ouvrez les Préférences de confidentialité pour consulter leurs noms, leurs fonctions et leurs durées, et pour gérer vos choix. Ce panneau est aussi accessible depuis le pied de page.

Préférences de confidentialité

L’analyse est désactivée tant que vous ne l’avez pas acceptée. Vous pouvez la refuser sans perdre l’accès aux pages ou au formulaire. Le lien Préférences de confidentialité dans le pied de page vous permet de modifier votre choix à tout moment. Le site respecte aussi le signal Global Privacy Control (GPC) de votre navigateur.

Après votre accord, Google Analytics reçoit notamment les pages consultées et leurs titres, des identifiants de navigateur, des informations sur l’appareil et une localisation approximative dérivée de l’adresse IP. Notre intégration ne lui transmet pas votre message, votre nom, votre courriel ni les termes saisis dans la recherche de l’équipe ; les paramètres de recherche et les fragments sont retirés des adresses transmises. Elle n’utilise pas de témoins publicitaires.

Nous enregistrons aussi une preuve de votre choix : identifiant aléatoire, date, version du consentement, catégories choisies, langue et chemin de la page. Ce registre n’enregistre pas votre adresse IP ni les renseignements saisis dans le formulaire. Un retrait empêche la collecte analytique future ; il ne peut pas rappeler des données déjà transmises.

Les liens vers d’autres sites, dont Google Maps et les sites personnels des professionnels, vous mènent à des services qui ont leurs propres politiques. Les polices de caractères et les éléments de consentement de Via sont hébergés localement.

Comment la confidentialité s’applique-t-elle aux soins ?

Votre professionnel tient un dossier confidentiel distinct du site Web et explique, avant les services, les renseignements nécessaires, leur utilisation et les limites du secret professionnel. Dans le cadre d’un counseling supervisé, le rôle du stagiaire et de son superviseur ainsi que l’accès au dossier sont également expliqués.

Des renseignements peuvent être communiqués avec votre autorisation ou lorsque la loi le permet ou l’exige, notamment pour protéger un enfant ou prévenir un risque sérieux de mort ou de blessures graves. Les renseignements communiqués sont limités à ce qui est nécessaire dans les circonstances.

Au Québec, le consentement aux soins d’un enfant de moins de 14 ans relève généralement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur. À partir de 14 ans, un jeune peut généralement consentir lui-même aux soins requis par son état de santé. Les règles d’accès à son dossier et les exceptions applicables sont expliquées selon sa situation ; l’accès d’un parent n’est pas automatique.

Pour les rencontres à distance ou les échanges par courriel, votre professionnel précise les moyens utilisés et leurs limites. Une connexion privée et un appareil protégé contribuent à votre confidentialité, mais aucun moyen de communication ne garantit une sécurité absolue.

Combien de temps les renseignements sont-ils conservés ?

Les demandes et les courriels devraient être conservés uniquement le temps nécessaire au suivi et aux obligations légales applicables. Aucun calendrier de conservation précis n’a encore été adopté pour ces messages, et il n’existe actuellement pas d’effacement automatique des demandes du formulaire. Vous pouvez communiquer avec la responsable au sujet des renseignements détenus sur vous ou pour demander leur suppression, sous réserve des obligations légales.

Le registre des choix de témoins est configuré pour une conservation d’environ 400 jours. Les anciens fichiers mensuels sont nettoyés lors de nouveaux enregistrements ; il ne s’agit pas d’un effacement immédiat de chaque entrée au 400e jour. Les sauvegardes et les copies de courriels ont un cycle de conservation distinct.

Les dossiers des psychologues sont conservés au moins cinq ans à compter du dernier service professionnel, et plus longtemps si une obligation applicable le requiert. Il ne s’agit pas d’une suppression automatique après cinq ans. Votre professionnel peut préciser la règle applicable à votre dossier.

Le site public utilise HTTPS. Les demandes enregistrées sont protégées contre le téléchargement public ; leur consultation nécessite un accès administratif autorisé. Ces protections ne rendent pas le courriel équivalent à un portail clinique sécurisé. Si vous soupçonnez une atteinte à la confidentialité, signalez-la à la responsable pour qu’elle puisse évaluer la situation et les mesures requises, y compris les avis aux personnes concernées et à la Commission lorsque la loi l’exige.

Quels sont vos droits ?

Vous pouvez demander à accéder aux renseignements que nous détenons sur vous, à les faire rectifier ou à retirer votre consentement à une utilisation ou à une communication. Lorsque les conditions légales sont réunies, vous pouvez aussi demander une copie de renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format structuré et couramment utilisé.

Adressez une demande écrite à la responsable aux coordonnées ci-dessus. Nous pouvons devoir vérifier votre identité, sans recueillir plus de renseignements que nécessaire. Les demandes d’accès ou de rectification reçoivent une réponse écrite au plus tard 30 jours après leur réception. Les droits demeurent soumis aux exceptions prévues par la loi. Un retrait n’annule pas une utilisation déjà effectuée légalement ni une obligation de conserver un dossier.

Pour un dossier clinique, adressez-vous d’abord au professionnel qui le détient ; la responsable de Via peut vous aider à trouver le bon interlocuteur.

Si vous avez une plainte, expliquez à la responsable la situation et le résultat souhaité. Elle examine la plainte, vous répond et détermine les correctifs nécessaires. Vous pouvez également vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec pour connaître les recours disponibles. Cette démarche n’exige pas notre autorisation.

Si cette politique change

La version à jour demeure disponible ici dans les deux langues. Les changements importants feront l’objet d’un avis sur le site. Si une nouvelle utilisation exige votre consentement, nous vous le demanderons avant de procéder. La date de mise à jour apparaît en haut de cette page.